Wesentliche Aspekte
Im Wirtschaftsleben spielen Mitarbeiterdaten eine wesentliche Rolle, sei es im Bewerbungsprozess oder bis hin zur Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach 30 Jahren ab Ende des Beschäftigtenverhältnisses.
Der Beschäftigtendatenschutz ist in Österreich nicht eigens geregelt, sondern findet sich in verschiedenen Arbeitsrechtlichen Gesetzesmaterien wieder. Entscheidungen zur aktuellen Gesetzesgrundlage (DSGVO, DSG) lassen aufhorchen, wenn Außendienstmitarbeiter aufgrund rechtswidrigem GPS-Tracking Schadenersatz erhalten (siehe Entscheidung OGH 9ObA120/19s vom 22.01.2020). Deshalb ist es wichtig sich mit den Schranken der Datenverarbeitung auseinanderzusetzen.
Wichtige Fragen bei Verarbeitung von Beschäftigtendaten
- Wie kann mein Bewerberverfahren datenschutzkonform gestaltet werden? Werden die Speicherfristen (zB 7 Monate ab Beendigung des Bewerbungsprozesses) eingehalten? Wie können Bewerber-Tools oder eine KI eingesetzt werden?
- Wird beim Onboarding auf das Datengeheimnis geachtet und werden die notwendigen Einwilligungen von den Mitarbeitern eingeholt?
- Wie positioniert sich der Betriebsrat beim Thema Datenschutz? Wann muss dieser bei Verarbeitungstätigkeiten hinzugezogen werden und darf man für diesen eine Data-Breach Meldung erstatten? Muss der Betriebsrat ein Verzeichnis führen?
- Wie werden Richtlinien im Unternehmen gelebt? Verstehen die Mitarbeiter die „Clean-Desk-Policy“ und den Ablauf bei einem Hacker-Angriff?
- Wie werden Zugriffsberechtigungen zurück genommen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
- Darf ein IT-Leiter gleichzeitig Datenschutzbeauftragter sein?
- Dürfen Mitarbeiter getrackt werden? Dürfen Key-Logger eingesetzt werden? Wie darf man Mitarbeiter kontrollieren?
Home Office und Covid-19
Arbeitsrechtliche Aspekte der Digitalisierung begleiten das Thema Datenschutz seit je her. Bring-your-own-Device (BYOD), Mobile Working, Remote Audits, Home Office – all diese Herausforderungen benötigen das Augenmerk der Compliance-Abteilung und der Geschäftsführung. Die Arbeitswelt der Zukunft verlangt nach klaren Regelungen und Orientierungspunkten was die interne Handhabung von Beschäftigtendaten anbelangt. Gerade die Corona-Krise hat gezeigt, dass die Zusammenarbeit einem Transformationsprozess unterliegt. Hier heißt es regelmäßig die notwendigen Schritte zu setzen, sodass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden können.
Weiterführende Literatur-Tipps und hilfreiche Artikel:
- Download Personalmanager – Der Personalakt
- Download DaKo – Online-Bewerbungsverfahren
- ASoK – Datenschutz-Grundverordnung im Beschäftigtenkontext
- More than Digital Beitrag – Coronavirus & Datenschutz (Home Office)
- WKÖ – Datenschutz im Arbeitsumfeld (Präsentation)
- Manz Verlag – Grünager/Goricnik Arbeitnehmer-Datenschutz und Mitarbeiterkontrolle
- Linde Verlag – Datenschutz für Arbeitgeber
Bei Fragen zum Thema Beschäftigtendatenschutz stehen wir gerne zur Verfügung:
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